要做好采购，就要构建你的两道“护城河”

非洲之旅

说起护城河，你脑中浮现的是什么样的画面？

护城河，顾名思义就是保护城池的河。一般是由人工挖凿的，环绕整座城、皇宫、寺院等主要建筑的壕沟，然后引水注入形成人工河。古代的护城河作为城墙的屏障，具有防御作用。


1999年接受《财富》杂志采访时，“股神”沃伦·巴菲特（Warren Buffett）提出了“经济护城河”（economic moats）这个概念。


他说：“就投资而言，关键不在于评估一个行业将给社会带来多大影响，也不在于它将取得多大成长，而是在于判定任何特定公司的竞争优势，其中最重要的则是判定那种优势的持续时间。拥有宽广的、可持续的‘护城河’的产品或服务才能给投资者带来回报。”

当我看到“宽广的......护城河”这几个字的时候，一下子想起了襄阳护城河。根据资料记载：天下护城河，以襄阳护城河宽度为最。早在宋代，它的平均宽度就超过了180米，最宽处达到250余米，堪称华夏第一城池。

脑补一下：如果古时候你想“偷渡”襄阳护城河，得游多久才能达到对岸？当然，守军不会傻等着，让你优哉游哉的游过去。弓箭伺候是最低的，弄不好滚木礌石都用上。最要命的是，你在水里，基本没有还手之力！

所以你看，无论是古代的护城河，还是巴菲特提出的“经济护城河”，除了能够保证城池的安全之外，也能够提高准入门槛，有些直接让竞争对手望而却步，死了这份心。

回到本文的题目，要做好采购，需要构建护城河吗？

需要构建什么样的“护城河”？

01

“老板，您方便吗？想马上跟您说个事。”

一大早，小王就“闯”进了老板的办公室，一边喘着粗气，一边有些惊魂未定。

“哦，什么事？先喝口水，慢慢说”。老板拍了拍小王的肩膀，示意他坐下。

“谢谢老板！是这样的，我们使用部门要采购一个100多万的设备。初期调研、找供应商、谈价格等等都没有通过采购，也没有采购介入。现在要签采购合同了，他们来找我们帮忙了。还说这个单子很急，如果晚交货会影响发货！”小王的语调里透露着无奈和愤慨。

“啊！”显然这个结果出乎这位新上任不到一个月的老板的意料。

“怎么会发生这种事？！他们遵守公司的采购控制流程了吗？Purchasing Control Procedure”

“采购控制流程？......没听说公司有这个流程”。小王开始有些迟疑，最后才肯定的说。

“没有这个流程？那怎么规范公司的采购行为呢？正常情况下，即使不是主导，采购也至少应该介入到每一个采购活动中。否则公司可能会面临着采购效率不高，采购成本无法控制的局面。更坏的情形是可能发生合规事件......”。

新老板瞬间成了碎碎念。

其实，我很赞同这位老板的想法。因为：

• 采购流程是采购的第一道护城河，也是内部护城河。
  

• 它更多的应用于采购方内部，规范了与采购活动相关的各方有所为和有所不为。
  

注：采购流程英文通常叫Process或者SOP。SOP的全称是Standard Operating Procedure，即标准操作流程。

为什么说采购流程是第一道护城河呢？


因为：

01
它包括了与采购行为和活动最直接相关的标准，且可以量化。当事人和相关方有没有做到位，一看便知。

02
因为是标准的，所以它不依附于任何个体。一方面有利于继承，另一方面，也可以尽量减少人为因素的干扰。

03
有效预防合规问题的发生。看看那些合规事件，你就会发现一个共同点：所有的合规事件，都是先违反了流程。所以流程是保证合规的底线，除非这个流程本身就漏洞百出。

作为第一道护城河，在实践中，流程是需要不断优化和打磨的。以便保证适应新的变化。比如数字化时代来了，相应的流程管理必须是以数字化为基础的。否则，依靠流程做管理是没办法落地的。

02

“老板！”电话那端的小李说话时几乎带着哭腔。


“怎么了？

“我负责的供应商E突然说不做了！现在正是冲业绩的时候，供应商突然撂挑子。不仅货交不上没有销售，而且还会面临着客户的罚款。以后的生意也会受到影响。老板，我很绝望！”

“这情况听起来是很不妙！赶紧看下跟供应商E签的合同，对于中止条款是怎么规定的？怎么能说退出就退出呢？”

“老板，我刚刚查了一下。跟供应商E签的合同已经过期了。最近实在太忙，还没顾得上续签合同”。

啊？！老板一口老血吐了出来......

没有有效的采购合同那么严重吗？

当然！因为：

• 采购合同是采购的第二道护城河，也是外部护城河。
  

• 它应用于买方和卖方之间。规范了买卖双方有所为和有所不为。
  

为什么这么说？


因为采购合同是买方与卖方之间，就货物的采购数量、价格、质量要求、交货时间、地点和交货方式等事项，经过谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，以便合同双方共同遵守和履行。采购合同是经济合同，双方受合同法保护和承担责任。


有效的采购合同管理可以给企业带来财富， 不良的采购合同管理会造成经营亏损。若企业拥有完善的采购合同管理制度，并可以高效地组织实施，则可以提升企业的市场竞争优势，使企业获得更高的经济利润。


采购合同的核心作用是：

01
确立买方和卖方之间最基本的关系。


02
针对采购活动中出现的履约行为以及可能出现的不履约行为，都有明确的、具体的条款和准则。且受到法律的保护。

03
针对不同情形，采购合同可以有不同的类型。比如与战略供应商签署的是战略采购合同。与一般采购合同相比，战略采购合同中关于合同周期、供应商绩效表现、退出条件、合同中止等条款规定得更加具体。

这样的条款是以双赢为目的的。一方面，卖方锁定了更长期的业务关系。另一方面，买方需要卖方连续供货的承诺，并且不断改善包括成本和交付在内的绩效。

最后，总结一下今天的内容。

要做好采购，就要构建两道“护城河”：

一道是内部护城河：采购流程。做好流程管理。让标准和数据说话。

一道是外部护城河：采购合同。做好合同管理。让法律充分保护你。

当然，光有了这两道护城河是远远不够的。下一篇我们来看看，如何让这个护城河足够强大，且充分发挥作用。

你认为采购的护城河有哪些？欢迎留言讨论。

来源：卢山说精进