采购新手的正确入行方式

小半生

如今网络上的信息越来越丰富，一些想从事采购工作的毕业生已经从网上知道了寻源、跟单、供应商管理、品类管理等等概念，以及间接采购与直接采购的区别。
有些小朋友们因而入行就想开始做寻源或者供应商管理的工作，对下订单这种技术含量不高的任务不是很感兴趣。
采购新手的正确入行方式应该是哪样的？刚入行，做哪些工作能让采购员既能快速成长，又能有深厚的积累。
这里有三个基础层面的工作看似不核心，却能铺垫深厚的成长道路。


订单处理

根据资深采购或采购经理的询价招标结果，在系统中生成订单、签字、发送订单；根据交货日期催货、收集付款资料、提交付款。
听起来很基础，单调，却是新手们必经之路。
采购工作貌似很简单，给供应商发个询价，收到几份报价比较一下，选个最低的。在很多外行看来，采购就是这么工作的。
实际上采购涉及到的专业能力太多了：产品知识、某类产品在业内知名的供应商有哪些？产品价格的大致范围？供应商的销售人员有什么特点？好打交道吗？
上述问题在处理订单过程中都会遇到。一个采购员如果认真对待手中的每一份订单，把这当作是一个项目，而不仅仅是一份文书和一项行政工作时，他的进步就会很快。
从产品知识层面，有时采购申请上产品规格描述和供应商报价上写明的并不一致，订单处理员是否会和申请人以及供应商核实？在核实的过程中就学习到少许的产品知识，日积月累，对产品的了解就会越来越深。
从催货的角度，不同供应商对催货的回应态度是完全不同的。有的傲慢，有的敷衍，有的积极。有的业务人员能力强，能解决延期的问题；有的业务人员调动不了其内部人员和运输公司，只能干着急。从订单催货工作就能了解不同供应商的特点。
在此过程中不断自学相关知识，请教同事和长辈，有了丰富的积累，将来接手核心的、策略性的工作起来会顺手很多。


数据分析

数据对于采购工作来说非常重要，可以说一切都可以用数据来说话。采购新手如果能协助领导收集数据和做数据分析的工作，对新手的帮助也是极大的。
采购数据从哪里来？
一般公司都有订单处理系统，如SAP或自主开发的ERP系统。从系统中导出报表，汇总每月、每季度或每年的采购订单，了解部门一年的采购总金额，有多少供应商，哪些供应商的采购总额排名靠前，每种品类的采购订单和采购总额是多少？
通过这些数据，以及分析结果，就能知道采购部往年都做了哪些工作，都购买了哪些产品。采购部领导是如何根据数据来分配团队工作量及制定绩效目标的？采购部领导是如何解读和落实各项指标的？
品类管理已经是大部分有一定规模的采购组织所采用的通行采购管理模式。团队中每个采购员负责1-2个品类。采购员需要收集这些品类的采购数据，根据数据分析制定采购策略与计划，并根据数据衡量采购绩效。


信息收集

经济环境的变化、国际国内大事对供应的影响，都使得信息收集和分析工作越来越显重要。采购员需要根据这些信息制定相应的对策。
比如外汇汇率的变动对原本签署外币的采购合同是否有影响。如果某一方受汇率影响太大，原有价格不能支撑，必然会提出涨价。此时采购员就需要提早想到应对之策，是接受涨价，还是尽早开辟第二资源，转移订单？
21年疫情使国际货运受到巨大影响，22年能源危机使欧洲的供应又几近中断。采购员不能只是后知后觉，而是要在事件发生初期就保持警醒，从各类事件中联想到自家公司的供应问题，及早考虑对策。
通常情况下的信息收集包括和行业相关的各类展会、讨论会；相关行业的最新资讯；某个产品的市场价格变化。采购部领导指导新手到相应网站上收集这些信息，能帮助他积累广博的行业知识。
踏踏实实做这些基础工作，除了是为业务能力打基础，同时也是培养耐心、细致的工作态度。在采购人员所需要具备的各项素质中，忍耐应该是最必要的一项了。
除了知识和能力本身，这些基础工作更能教给员工的是工作方法。新手们做的是基础工作，采购部领导是管理这些基础工作的人。做好了基础工作，也是为将来成为管理者打下了基础。