企业如何编制采购预算？一篇文章告诉你

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临近年末，很多企业可能正在做年度预算。
企业年年都在做预算，但是计划做的再漂亮，也还是会遇到缺兵少粮，为啥业务数据很好看，财务数据很难堪？
预算结果偏差大，如何做预算才能更加科学，借助科学预算把公司经营管理导向更加有效增长，是企业管理者关心的话题。
今天我们就来聊聊，如何编制采购预算？
采购预算编制的流程

做预算的过程，既是资源分配的过程，也是抢夺资源的过程。
每个预算责任部门难免会有私心，编制预算时总想着，多配置点资源，少担点责任。但公司是要追求最好的经济效益。
作为整个企业预算的核心，采购计划与预算如果单独编订，不但缺乏使用的实用的价值，也失去其他部门的配合。
所以，采购预算的编制，需要依循企业预算制度来制定，遵循一定的流程与步骤。
接下来，我们以某制造业企业为例，简单了解一下采购预算的编制过程：
我们先来看一下采购预算编制的过程：



采购编制预算流程

先来看一下这里面的关键节点：
1、销售计划和生产计划
公司每年年底制定次年度的营业目标，市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行销售预测，并制订次年度销售计划；
市场根据销售预测计划和本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划，各单位根据年度营业目标，预测生产计划，并据此编制月份材料需求计划。
2、采购计划
由采购部根据实际库存量、生产需求量编制“采购总计划”。
3、确定采购计划后，开始认证计划：
采购部制订供应商认证计划，为供应商认证工作做好准备
4、预算编制的配合工作：
①财务部负责配合提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准；
②根据财务部提供的资料，采购部分析市场需求，熟知市场需求计划；
③采购部在接受市场需求之后，采购人员就知生产计划及工艺常识，准备订单资料和制订订单计划说明书。
5、确定采购需求：
采购部依次分析市场需求、生产需求、订单需求，并分析项目供应资料
6、制定余量计划：
采购部计算总体订单量，并确定剩余订单容量，对比需求与容量
7、制定订单计划
采购部在进行计算后，综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，调整订单计划
8、编制资金预算
采购部制订订单计划，送管理层审核通过后，送财务部编制“资金预算”
采购预算编制的影响因素

影响采购计划与预算的准确性的因素，常见的有以下7种：
1、年度营销计划
除非市场出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划多以营销计划为起点；
而营销计划的拟订，又受到销售预测之影响。
销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如国内、外经济发展情况（GNP、失业率、物价、利率等）、人口成长、政治体制、文化及社会环境、技术发展、竞争者状况等；以及内部可控制因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及公司声誉等。
2、年度生产计划
一般而言，生产计划根源于营销计划，营销计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业的财务负担；反之，过度保守的营销计划，将使产量不足以供应顾客所需，丧失了创造利润的机会。
因此，生产计划常因营销人员对市场的需求量估算失当，造成生产计划朝令夕改，也使得采购计划与预算必须经常调整修正，物料供需长久处于失衡状况。
3、用料清单
特别在高科技行业，产品工程变更层出不穷，致使用料清单难做即时反映与修订，以至根据产量所计算出来的物料需求数量，与实际的使用量或规格不尽相符，造成采购数量过于不及，物料规格过时或不易购得。
因此，采购计划的准确性，需要维持最新、最正确的用料清单。
4、存量管制卡
由于应购数量必须扣除库存数量，因此，存量管制卡之记载是否正确，将是影响采购计划准确性的因素之一，这包括料账不一致，以及物料存量是否全为良品。
若账上数量与仓库架台上的数量不符；或存量中并非全数皆为规格正确之物料，将使仓库的数量低于实际上的可取用数量，故采购计划中的应购数量将会偏低。
5、物料标准的设定
在编订采购预算时，对将来拟购物料之价格预测不易，故多以标准成本替代之。
若此标准成本之设定，缺乏过去的采购资料为依据，亦无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等组合或生产之总成本，则其正确性不无疑问。
因此，标准成本与实际购入价格的差额，即是采购预算准确性的评估指标。
6、生产效率
生产效率的高低，将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。
产品的生产效率降低，会导致原物料的单位耗用量提高，而使采购计划中的数量不够生产所需。
过低的产出率，亦会导致经常进行修改作业，而使得零组件之损耗超出正常需用量。
所以，当生产效率有降低趋势时，采购计划必须将此额外的耗用率算计进去，才不会发生原物料的短缺现象。
7、价格预期
在编订采购预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景气之荣枯、乃至汇率变动等多加预测，甚至列为调整预算之因素。
不过，因为个人主观之判定与事实的演变常有差距，亦可能会造成采购预算的偏差。
由于影响采购计划与预算的因素颇多，故采购计划与预算拟订之后，必须与产销部门保持经常的联系，并针对现实的状况做必要的调整与修订，才能达成维持正常产销活动的目标，并协助财务部门妥善规划资金的来源。
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