采购申请流程怎么做才高效？

影子下的陽光

采购申请工作流是一个分步流程，概述了企业内潜在采购必须执行的重要阶段。它通常包括起草草案，然后进行审查和检查。
经相关方授权后，最终同意供应商提交采购订单（PO）以供履行。
采购申请工作流程是什么样的？
所有企业都有不同的采购申请工作流程，每一步都反映了本企业的独特情况。例如，一些企业可能采用完全手动流程。然而，其他人可能或多或少地使用软件。也就是说，采购申请工作流中有许多关键组件在所有企业中都是通用的，如下所示：
首先，企业中的员工提出并准备购买商品或服务的请求。然后将其手动或自动发送给审阅者。该人员对其进行检查，以确保其有效、在预算范围内、由经批准的供应商制作等。在该过程中，通常会有多个审查员，尤其是在货物或服务成本较高的情况下。如果是这种情况，则通常必须在更高级别重复此审查步骤。
采购申请中的任何缺失、不正确或不充分的信息通常会发送回原始编制人，以更正并重新提交。如果审核人对采购申请的内容不满意，他们可以直接拒绝。
最后，当各方对其内容满意时，将批准采购申请，并提出采购订单，要求供应商履行货物或服务。
手动采购申请工作流程存在哪些挑战？
对于许多规模较小、不太复杂的企业，使用手动采购申请工作流程可以合理地充分工作。然而，误差幅度可能很高。其中一个主要原因是，作为流程的一部分，采购申请要经过许多不同的人，从最初的编制人到多个审核人，再到提出最终采购订单的员工。
添加不可避免的查询、潜在的重新提交、拒绝和其他问题等等，在这个过程中很容易遗漏关键信息或沟通不畅导致整个流程延误。
手工采购申请流程中固有的另一个真正挑战是，特定采购申请的进度缺乏明确性和透明度。例如，如果采购申请的问题或延迟影响了部门开展业务的能力，则跟踪其位置并验证其状态对于重新启动至关重要。
但是，如果采购申请放在高级经理的收件箱中，或者被另一个沟通不清楚的审核人查询，这可能会很棘手。
电子采购软件如何帮助你管理采购申请工作流？
在这一领域利用技术可以节省时间、金钱、效率和准确性。想象一下，员工能够快速、轻松地在线提出采购申请，从一系列预先填充和定制的模板中进行选择，并通过点击按钮将其提交给下一个审核人。
电子采购软件将快速确定采购申请需要通过哪些级别的审查，并可以为你的团队完成所有繁重的工作。这使你的团队能够专注于使用他们的技能并为你的组织增加价值的活动。
电子采购软件另一个重要特点是，能够在流程的任何阶段跟踪采购申请。这为你和你的团队提供了进度可见性，并使你能够及时发现潜在问题。